行業(yè)觀察

差旅費(fèi)用只占5% 是否需要100%管理,？

類別：行業(yè)觀察|來源：|發(fā)布時(shí)間：2015-06-18 09:05|評(píng)論（0）

說到資金管理，就想到我們財(cái)務(wù)在每年做年度預(yù)算時(shí)的痛苦,，當(dāng)確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略和計(jì)劃后,，剛性的經(jīng)營不可控費(fèi)用基本就已經(jīng)確定下來，留給我們可以壓縮的費(fèi)用就是業(yè)務(wù)招待費(fèi),，差旅費(fèi),，辦公費(fèi)等這些可控費(fèi)用了。近日,，在第六屆財(cái)務(wù)管理高峰論壇上,，攜程商旅財(cái)務(wù)總監(jiān)金婷受邀就差旅費(fèi)用節(jié)省和管控這一話題進(jìn)行了分享。

隱性成本不可忽視
據(jù)《2014中國商務(wù)旅行調(diào)查報(bào)告》披露,，2014年中國平均有38%的公司員工出過差,，而2013年和2012年分別為33%和28%。
但差旅費(fèi)用在企業(yè)的費(fèi)用總額中所占比例并不大,，大概在5%左右,。所以部分管理層對(duì)差旅費(fèi)用也不是很重視，管理基本是放任其一定幅度中的變動(dòng),，并沒有關(guān)注總額的變動(dòng)原因和具體構(gòu)成結(jié)構(gòu)等,，這樣對(duì)差旅費(fèi)的具體管理并不利。金婷認(rèn)為,，作為企業(yè)第二大可控成本,，差旅費(fèi)用在公司管理人員的管理權(quán)限及控制范圍之內(nèi)，可以通過良好地運(yùn)作提高企業(yè)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益,。
據(jù)統(tǒng)計(jì),，目前中國10%的企業(yè)使用專業(yè)的差旅服務(wù)公司進(jìn)行差旅管控,，而剩余90%的企業(yè)不是自行訂票就是通過小型代理售票處訂票。
金婷介紹,，差旅成本包括顯性成本和隱性成本,。大部分企業(yè)只計(jì)算顯性成本，包括交通費(fèi)用,、酒店住宿,、餐飲費(fèi)用、差旅服務(wù)費(fèi)等,；而隱形成本指的是預(yù)訂的時(shí)間消耗,、審批環(huán)節(jié)、報(bào)銷流程票據(jù)核查,、退改簽成本,、未使用機(jī)票等。這些巨大的隱形成本無從統(tǒng)計(jì),，也往往容易被忽視,。

有效差旅管控最高節(jié)省30%
差旅管控是為了節(jié)省，但節(jié)省不僅僅源于機(jī)票或酒店價(jià)格的節(jié)省,，更多的是源于合規(guī)管控,、數(shù)據(jù)完整、流程的優(yōu)化和差旅信息的透明,。金婷指出,，優(yōu)秀的差旅管控方案在節(jié)省費(fèi)用的同時(shí)還兼具提高財(cái)務(wù)部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿意度等,。
專業(yè)的差旅管理機(jī)構(gòu)可以有效幫助企業(yè)節(jié)省差旅費(fèi)用,，以攜程商旅為例，節(jié)省最高可達(dá)30%,。而小票臺(tái)通常提供的僅僅只是預(yù)訂服務(wù),，而非差旅管控服務(wù)。
借助專業(yè)的差旅服務(wù)平臺(tái),，比如設(shè)置機(jī)票最低價(jià)提醒,，企業(yè)要按照機(jī)票價(jià)格最低原則來預(yù)訂，那么是一天以內(nèi)最低,，還是前后一小時(shí)內(nèi)最低,，這些都可以事先進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)定制，員工出行時(shí)如果沒有選擇所選時(shí)段的最低價(jià),，就會(huì)彈出不選擇最低價(jià)的理由讓員工選擇,，事后還會(huì)將這些理由在差旅報(bào)表中體現(xiàn)，這樣的操作有助于差旅費(fèi)用分析,，還可以對(duì)員工有一定的約束效果,，最終達(dá)到費(fèi)用節(jié)省的目標(biāo),。金婷介紹。
此外,，差旅管理公司提供的墊資服務(wù),、較長的信用賬期能為企業(yè)省去差旅資金的占用成本；通過OA系統(tǒng)對(duì)接,、自動(dòng)化授權(quán)與自動(dòng)化結(jié)算等技術(shù)手段,，也間接節(jié)省企業(yè)的人工成本。

大數(shù)據(jù)分析直擊企業(yè)差旅痛點(diǎn)
詳盡的差旅管理報(bào)告和細(xì)致的數(shù)據(jù)分析對(duì)于資金管理而言,，有著極其重要的作用,。企業(yè)對(duì)差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,，可以找出頻繁使用的航空公司和酒店,，簽訂協(xié)議價(jià)格，這能為企業(yè)獲取一部分的差旅費(fèi)用節(jié)余,。
同時(shí),，企業(yè)可以對(duì)公司內(nèi)部的差旅費(fèi)用進(jìn)行橫向比較，例如維修部門機(jī)票價(jià)格可能較高,，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動(dòng)身到客戶公司搶修,，不能做到及早預(yù)訂。但是市場(chǎng)部和銷售部的工作職責(zé)可能相近,，如果發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部的平均折扣率高于銷售部,，那就可以詢問對(duì)應(yīng)部門，從而找出原因,。除了公司內(nèi)部部門的差旅分析,，企業(yè)還可借助專業(yè)差旅管理公司分析同行業(yè)的平均折扣、不同城市的平均差標(biāo),，甚至是同一城市不同時(shí)間段的差旅標(biāo)準(zhǔn),。通過不斷的調(diào)研和分析，就可對(duì)優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣,，對(duì)不足地方加以改進(jìn),，從而不斷優(yōu)化差旅政策。

專業(yè)差旅管理減輕財(cái)務(wù)工作負(fù)擔(dān)
很多企業(yè)制定了完善的差旅政策,，但是往往執(zhí)行起來效果不好,。比如員工在選擇酒店或機(jī)票時(shí)以平價(jià)方式購買以獲取供應(yīng)商的高額回扣；又如員工可以自主選擇酒店,，這就導(dǎo)致企業(yè)難以通過特定的酒店增加入住人數(shù)和天數(shù)來獲取協(xié)議低價(jià),；甚至還有一些員工通過虛開發(fā)票、購買假發(fā)票報(bào)銷來賺取外快,。這些行為的存在不僅損害企業(yè)利益,，也使公司的內(nèi)控形同虛設(shè),。
而通過專業(yè)差旅管理，則可以解決這個(gè)問題,。一方面通過月結(jié)支付員工不用接觸資金,，另一方面代理商價(jià)格、企業(yè)協(xié)議價(jià),、航空公司直連價(jià)格等在同一平臺(tái)顯現(xiàn),，價(jià)格公開透明，確保企業(yè)的差旅政策能夠有效執(zhí)行,。
金婷同時(shí)指出,，差旅的使用人是廣大企業(yè)員工，差旅政策是否人性化,，差旅服務(wù)是否便捷是大家最關(guān)注的事,。專業(yè)差旅管理機(jī)構(gòu)提供的預(yù)存、月結(jié)等統(tǒng)一結(jié)算方式,，可以緩解員工出行的墊資壓力,，也不用再經(jīng)歷出行后收集發(fā)票、填寫費(fèi)用報(bào)銷單,、等待領(lǐng)導(dǎo)審批,，財(cái)務(wù)審核，出納報(bào)銷等繁瑣流程,。同時(shí)也簡(jiǎn)便了財(cái)務(wù)人員審核流程,，不用再驗(yàn)證發(fā)票的真?zhèn)危挥脤徍藞?bào)銷的金額是否與發(fā)票相符,、是否符合差旅政策,，只需每月核對(duì)差旅公司提供的對(duì)賬單即可，大大減輕了財(cái)務(wù)的工作量,。

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